Decydując się na przystąpienie do przetargu publicznego warto zwrócić uwagę na stawiane wymagania formalne. Najmniejszy błąd w złożonej ofercie może na samym początku wyeliminować firmę z gry o intratne zamówienia. W wyniku nieznajomości przepisów można także stracić szansę na odwołanie się w przypadku, kiedy przetarg przebiega niezgodnie z prawem.

Decydując się na przystąpienie do przetargu publicznego warto zwrócić uwagę na stawiane wymagania formalne. Najmniejszy błąd w złożonej ofercie może na samym początku wyeliminować firmę z gry o intratne zamówienia. W wyniku nieznajomości przepisów można także stracić szansę na odwołanie się w przypadku, kiedy przetarg przebiega niezgodnie z prawem.

Zamówienia publiczne dla samorządów, to nie lada gratka dla firm teleinformatycznych. Jest się o co bić, ponieważ kwoty, jakie wchodzą tu w grę zaczynają się od kilkuset tys. zł i niejednokrotnie sięgają powyżej miliona złotych. Z tego powodu niektórzy, aby wygrać gotowi są zrezygnować z uczciwej konkurencji. Metody są znane i sprawdzone od wielu lat. Specyfikacje przetargu są, na przykład, tak konstruowane, że sprostać im może tylko jedna wybrana wcześniej firma. Często też kryteria wyboru najlepszego przedsiębiorstwa są tak wysokie, że nikt o zdrowych zmysłach nie odważy się obiecać, że je wypełni. Wcześniej poinformowane przedsiębiorstwo może wtedy zadeklarować gotowość podjęcia się takiego zadania i wygrywa przetarg. Lecz niejednokrotnie, z powodu nieznajomości przepisów lub nawet błędnego formułowania ofert, firmy same narażają się na wyeliminowanie ich z przetargu.

Na tym samym poziomie

W ubiegłym roku ogłoszono w całej Polsce 25 310 przetargów publicznych. W tym samorządy występowały w roli zamawiającego 12 160 razy. Zapotrzebowanie na sprzęt komputerowy i oprogramowanie zgłaszały tylko w 61 przypadkach. Wszystko wskazuje na to, że pod koniec tego roku statystyki będą wyglądały podobnie. Do 25 sierpnia br. odnotowano ogółem 23 540 przetargów. Jednostki samorządu terytorialnego ogłaszały je 11 987 razy, a firmy teleinformatyczne mogły do nich stawać w 53 przypadkach. Liczby te obejmują tylko przetargi, które dotyczyły inwestycji przekraczających 30 tys. euro (ok. 117 tys zł). Poniżej tej kwoty, przetargu nie trzeba zgłaszać do Urzędu Zamówień Publicznych (UZP). Największy przetarg organizowany przez samorząd w tym roku odbył się w lutym we Wrocławiu. Stanęły do niego 3 spółki. Ofertę jednej z nich odrzucono od razu. Wrocławski przetarg wygrała tamtejsza firma Elektro Tim, która zobowiązała się dostarczyć za sumę 1,6 mln zł układ sterująco - pomiarowy oraz dostarczyć urządzenia niezbędne do jego budowy. Przetarg ogłoszony został przez Dyrekcję Miejskich Inwestycji Komunalnych we Wrocławiu. W tym przypadku wybrano najdroższą ofertę. Cena najtańszej była niewiele niższa.

Nie pomyl się

Zamawiający potrafią nadsyłanym ofertom stawiać bardzo wysokie wymagania formalne i w przypadku, kiedy nawet najdrobniejszy nie zostanie spełniony, na wstępie je odrzucają. W UZP dowiedzieliśmy się, że zdarzało się, iż w specyfikacji zamawiający zastrzegał sobie konieczność ponumerowania stron nadsyłanych ofert. Jeżeli ktoś o tym zapomniał odpadał we wstępnej fazie przetargu. Podstawowym warunkiem przystąpienia do przetargu jest spełnienie wszystkich wymogów zamawiającego wymienionych w specyfikacji przetargu. Ponadto, w przypadku zamówień przekraczających kwotę 30 tys. zł wszystkie oświadczenia i dokumenty muszą mieć potwierdzenie ich aktualności. Najczęściej wymagane są dokumenty, które zaświadczają, że firma przystępująca do przetargu nie zalega w płatnościach do ZUS - u i Urzędu Skarbowego.

- Z tą aktualnością to jest często problem. Oferenci nie zawsze do końca rozumieją, co ten termin oznacza. Tymczasem sprawa jest zupełnie prosta. Za aktualny uważa się ostatni dokument rozliczenia się w terminie z daną instytucją - tłumaczy Anita Wichniak - Olczak, radca prezesa UZP.
W UZP przestrzegają także, aby zwracać uwagę na prawidłowe podpisywanie oświadczeń. Muszą na nich widnieć nazwiska wszystkich uprawnionych do podpisywania tych dokumentów.
- W wielu firmach uważa się, że wystarczy podpis prezesa. Zapominają, że konieczne są też np. podpisy wiceprezesów. Niedopełnienie tej formalności może w konsekwencji doprowadzić do tego, że oferta w ogóle nie będzie rozpatrywana - przestrzega Anita Wichniak - Olczak.
Z przetargu można też odpaść, jeżeli jest się zbyt gorliwym. Nie wolno np. składać ofert alternatywnych, jeżeli specyfikacja tego nie dopuszcza. Podstawą do wyeliminowania oferenta może tu być składanie przez niego dodatkowych propozycji.

To samo dotyczy podawania cen. Przy zamówieniach publicznych nie istnieją rabaty czy upusty. Tego typu środki lepiej zachować dla innych klientów.

Kolejną przyczyną przegrywania na wstępie przetargów są błędne wyliczenia. Anita Wichniak - Olczak mówi, że najczęściej źle wyliczane są rachunki związane z podatkiem VAT.

Odpadają też niewinni

Tajemnicą poliszynela jest, że niektóre firmy wykluczane są z przetargów, pomimo że dopełniły wszystkich niezbędnych formalności. W takim przypadku można złożyć protest do zamawiającego. Należy to zrobić nie później niż 7 dni od chwili zauważenia nieprawidłowości. Jeżeli protest zostanie roztrzygnięty na niekorzyść firmy, wtedy przysługuje jej odwołanie do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Termin złożenia odwołania upływa po 3 dniach od momentu otrzymania rozstrzygnięcia od zamawiającego. Odwołanie przysługuje również, jeżeli zamawiający nie odpowie przez tydzień na złożony na jego ręce protest.

Po upływie tego czasu, firma ma 7 dni na zwrócenie się z odwołaniem do prezesa UZP. Wniesione odwołanie jest rozpatrywane przez trzyosobowy Zespół Arbitrów. Prezes UZP, zamawiający oraz oferent wyznaczają do tego zespołu każdy swojego arbitra.
Jeżeli któryś z uczestników postępowania nie wskaże takiej osoby, wtedy powoływana jest ona przez prezesa UZP.

Nie zgadzam się, bo...

Uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne, jako powody uzasadniające protest lub odwołanie najczęściej wskazują na naruszenie przez zamawiającego ogólnych zasad obowiązujących przy zamówieniach publicznych. Wymienia się tu m.in. takie uchybienia jak: łamanie zasady równości oraz uczciwej konkurencji poprzez dyskryminacyjne formułowanie warunków postępowania. Nierzadko oferenci skarżą się na nieprzestrzeganie przez zamawiających zasady jawności postępowania. Z danych udostępnionych nam przez UZP wynika, że w składanych odwołaniach oferenci najczęściej skarżą się na nieprawidłowości występujące w ostatnim etapie postępowania o zamówienie publiczne, a więc czynności wyboru najkorzystniejszej oferty. Najczęściej podnoszone zarzuty, to ocenianie ofert według innych lub dodatkowych kryteriów niż wskazano w specyfikacji; stosowanie nieobiektywnej oceny w ramach kryteriów określonych jako "wiarygodność techniczna" i "ekonomiczna" lub po prostu "wiarygodność"; wybór oferty, w której nie zaoferowano najniższej ceny oraz nieprecyzyjny opis kryteriów lub brak takiego opisu.

Ale i tak warto

Pomimo tych wszystkich utrudnień firmy chętnie startują w przetargach, ponieważ można zarobić na nich duże pieniądze.
- Chociaż często gołym okiem widać, że warunki przetargowe niejednokrotnie są ustalane pod daną firmę trzeba uczestniczyć w przetargach jeżeli chce się przetrwać na rynku - twierdzi Ludwik Waluś, kierownik działu technologii w firmie Compass. Także w firmie Alma przyznają, że przetargi to dobry interes. W lipcu tego roku Alma wyposażyła Urząd Marszałkowski w Poznaniu w 300 pecetów.

Ewa Pietnicka z Almy mówi, że dla nich głównym utrudnieniem jest sporządzanie za każdym razem oddzielnej dokumentacji. - Interesujemy się zamówieniami publicznymi. Nauczyliśmy się, że podczas ich realizacji nie ma co liczyć na pomoc urzędników. To są ludzie, którzy większość czasu spędzają za biurkami i w związku z tym ich kompetencje są ograniczone - twierdzi Krzysztof Kazubski z firmy SHH.

Coraz lepsi z nich prawnicy

Zarówno w większości firm uczestniczących w przetargach, jak i w UZP twierdzą, że znajomość przepisów uczestników przetargów jest coraz lepsza. Ewa Pietnicka mówi, że z samorządami współpracuje się coraz łatwiej. - W przypadku naszych wątpliwości urzędnicy starają się nam pomóc - oświadcza Ewa Pietnicka. Również Anita Wichniak - Olczak przyznaje, że z oferentami jest mniej problemów niż w poprzednich latach. Dodaje, że np. coraz więcej odwołań do prezesa UZP jest formułowanych poprawnie i rozstrzyganych na korzyść skarżącej się firmy.

SONDA IT Partner

Jak naprawdę wygrać przetarg?

Z takim pytaniem zwróciliśmy się do przedstawicieli firm, które w tym roku mają za sobą udane przetargi publiczne dla samorządów. Z wypowiedzi naszych rozmówców wynika, że oprócz formalnego i merytorycznego przygotowania się do przetargu, niezbędne są również mniej oficjalne kontakty z zamawiającymi.

Katarzyna Komar - kierownik pionu handlowego w Elektro Tim
Najważniejszą rzeczą jest rozpoznanie faktycznych potrzeb klienta. W specyfikacjach zamawiający najczęściej określają tylko standard sprzętu jaki zamierzają nabyć. Warto jest wiedzieć, o czym konkretnie klient myśli. Dobrym pomysłem jest również stosowanie zaminników. Np. zamiast droższego sprzętu zagranicznego warto jest zaproponować krajowy, który często jest tak samo dobry, jak ten z Zachodu. Nie wolno zapominać o utrzymywaniu dobrych kontaktów z klientem. Czasami zamawiający wie, że czegoś chce, ale nie do końca orientuje się, co najbardziej mu się przyda. Wtedy należy mu doradzić, przedstawić różne mo-żliwości. Najlepiej z zamawiającymi kontaktować się bezpośrednio. Oni lubią, kiedy do nich się chodzi.

Piotr Zaradny - kierownik działu handlowego w Compol II
W przypadku przetargów większość ofert jest do siebie bardzo podobna. W związku z tym należy zwrócić na siebie uwagę nie tylko ceną, ale też innymi atutami. Ważne jest, żeby zamawiający wiedział, że w firmie proponującej swoje usługi pracują kompetentni ludzie. Poza tym, nieocenione są dobre referencje. I sprawa klczowa. Jak to w życiu, dobrze jest mieć znajomych, którzy poinformują o jakim konkretnie sprzęcie klient myśli. Jeżeli ich zabraknie, wtedy należy we własnym zakresie odgadywać rzeczywiste potrzeby zamawiającego.

Dariusz Kapica - pracownik działu handlowego w firmie Mikrobit
Naszym zdaniem podstawową sprawą jest konkurowanie ceną. Po prostu trzeba zaproponować, że dany projekt zrealizuje się za najmniejsze pieniądze. Wtedy w większości przypadków odnosi się sukces. Natomiast, największym błędem jest zaniedbywanie wpisywania referencji oraz popełnianie błędów formalnych przy konstruowaniu ofert, które muszą być poprawne co do przecinka. Często odrzucane są oferty, w których wystąpiły błędy literowe. My też doświadczyliśmy tego na własnej skórze.

Przemysław Banot - specjalista ds. marketingu i handlu w firmie "Milimex" Systemy Komputerowe.
Absolutne minimum, to spełnienie wszystkich, wymienionych w specyfikacji warunków. Sprzęt komputerowy często musi pracować 24 godziny na dobę. W związku z tym, trzeba przekonać zamawiającego, że dysponuje się sprawnym serwisem. Istotnym czynnikiem mogącym pomóc wygrać przetarg jest bliska odległość zamawiającego od oferenta. Wtedy klient wie, że w przypadku jakichkolwiek kłopotów ma oferenta pod ręką i dzięki temu oszczędza swój drogocenny czas. Według mnie nie istnieje jedna uniwersalna recepta na wygrywanie przetargów. Do każdego przypadku trzeba podchodzić indywidualnie.

Adam Krauz - zastępca dyr. handlowego w firmie Pro Coig
Podstawową sprawą jest uważne czytanie specyfikacji oraz przyłożenie się do przygotowania oferty. W przeciwnym razie odpada się na wstępie. Następny krok jest już prosty - trzeba zaproponować najlepsze warunki. Warto np. przedłużyć gwarancję na proponowany przez siebie sprzęt lub usługi.

Mikołaj Lubiatowski wiceprezes firmy PPHU "Plus"
Zdarza się nam wygrywać przetargi, ponieważ po prostu mamy dobrą ofertę. Podstawową sprawą jest staranne przygotowanie oferty. Głównymi czynnikami są tu: cena, jakość oferowanego sprzętu oraz wiarygodność firmy poparta referencjami. Moim zdaniem informacja o organizowanych przetargach powinna docierać do wszystkich. Najwięcej niejasności w przetargach publicznych wynika z braku precyzyjnego określenia specyfikacji technicznej. Dlatego powinno się m.in. dopuszczać możliwość ujawniania marki zamawianego sprzętu, czy oprogramowania.

Notował Mariusz Kowalczyk